Veri İşleme Sözleşmesi

1. Roller

Klinik, hastalarına ve çalışanlarına ait kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen veri sorumlusudur. Proof Media, bu verileri yalnızca Kliniğin talimatları doğrultusunda ve hizmetin sunulması amacıyla işleyen veri işleyendir.

2. İşlenen veri kategorileri

• Hastalar: kimlik, iletişim, randevu, tedavi ve seans bilgileri, onam kayıtları ve yüklenen dosyalar (özel nitelikli sağlık verisi dahil).
• Klinik çalışanları: kimlik, iletişim, rol ve yetki bilgileri, oturum ve erişim kayıtları.

3. Veri işleyenin yükümlülükleri

• Verileri yalnızca Kliniğin yazılı talimatları ve bu sözleşme çerçevesinde işlemek; başka amaçla kullanmamak.
• Verileri Türkiye'deki bir veri merkezinde saklamak; yurt dışına aktarmamak.
• Bağlantıları HTTPS ile, veritabanını ve dosyaları şifreli olarak korumak.
• Klinikleri veritabanı düzeyinde birbirinden ayırmak; her kliniğin yalnızca kendi verisine erişmesini sağlamak.
• Hasta kayıtlarına yapılan erişimleri (destek girişleri dahil) kayıt altına almak ve Kliniğin görebileceği şekilde tutmak.
• Günlük otomatik yedek almak ve yedekleri en az 30 gün saklamak.
• Verilere erişen personelini gizlilik yükümlülüğüne tabi tutmak ve erişimi gerekli olanla sınırlamak.

4. Alt işleyenler

Proof Media hizmetin sunulması için veri merkezi, nesne depolama, e-posta ve SMS gönderimi ile WhatsApp Business Platform (Meta) hizmetlerinden yararlanabilir. WhatsApp mesajlarında teşhis, tahlil sonucu veya tedavi detayı gönderilmez; yalnızca randevu ve genel bilgilendirme içeriği yer alır. Alt işleyen listesi talep halinde Kliniğe bildirilir.

5. Veri güvenliği ihlalleri

Proof Media, kişisel verilerin yetkisiz kişilerce elde edildiğini öğrenmesi halinde durumu gecikmeksizin Kliniğe bildirir ve Kliniğin Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na ve ilgili kişilere bildirim yükümlülüğünü yerine getirmesine destek olur.

6. İlgili kişi talepleri

Hastaların KVKK m. 11 kapsamındaki talepleri Kliniğe yöneltilir. Proof Media, panelde sunulan dışa aktarma, silme ve anonimleştirme araçlarıyla Kliniğin bu talepleri karşılamasına destek olur.

7. Sözleşmenin sona ermesi

Hizmet sona erdiğinde Klinik verilerini dışa aktarabilir. Dışa aktarma süresinin ardından veriler, mevzuattan doğan saklama yükümlülükleri saklı kalmak kaydıyla silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.